Monday CRM

Monday CRM Entegrasyonu, müşteri iletişiminin yönetildiği Supsis ile esnek iş ve satış hattı süreçlerinin yürütüldüğü Monday.com çalışma alanı arasında uçtan uca, çift yönlü ve gerçek zamanlı bir köprü kurar. Bu entegrasyon sayesinde WhatsApp, WebChat ve diğer tüm iletişim kanallarından gelen yeni müşteriler seçilen aktarım moduna göre Monday'de kişi (contact), müşteri adayı (lead) veya kişi + satış fırsatı (deal) olarak otomatik oluşturulabilir.

Entegrasyon, Monday'in sabit bir CRM şeması olduğunu varsaymaz. Monday'de Kişi, Lead ve Deal yapıları normal birer board (pano) olduğu; board ve kolon kimlikleri her hesapta değiştiği için bağlantı sonrasında esnek bir Board Eşlemesi yapılır. Canlı destek temsilcileri sohbet ekranından ayrılmadan müşterinin Monday kayıtlarını ve not geçmişini inceleyebilir, anında yeni notlar ekleyebilir. Ayrıca Monday tarafında gerçekleşen item oluşturma, kolon/status değişikliği veya silme gibi olaylar Supsis otomasyonlarını tetikleyerek anlık müşteri bildirimlerine dönüştürülebilir.

1- Monday CRM Entegrasyonuna Genel Bakış

1.a – Monday CRM Nedir ve Entegrasyonun Amacı

Monday.com, ekiplerin projelerini, satış süreçlerini ve müşteri ilişkilerini tamamen özelleştirilebilir panolar (board) üzerinde takip etmesini sağlayan esnek bir iş işletim sistemidir.

Geleneksel çalışma düzeninde satış ve operasyon ekipleri müşteriyle mesajlaşma kanallarında (WhatsApp, canlı destek vb.) görüşürken, elde edilen iletişim ve sipariş verilerini Monday panolarına manuel kopyalamak zorunda kalır. Bu durum zaman kaybına, eksik veri girişine ve takipsiz kalan potansiyel satış fırsatlarına yol açar. Supsis Monday CRM Entegrasyonu bu iki dünya arasındaki kopukluğu tamamen ortadan kaldırır.

Entegrasyon üç ana ihtiyacı çözer:

1. Supsis'ten Monday'e Otomatik Aktarım: Yeni bir müşteri Supsis'e ulaştığında telefon numarası üzerinden mükerrer kontrolü yapılır; eşleşme yoksa Monday'de kişi, lead veya kişi + deal otomatik oluşturulur.
2. Sohbet İçinde Canlı CRM Görünümü: Temsilci, müşteri sohbetinden ayrılmadan Monday'deki kişi/lead/deal kayıtlarını ve update/not geçmişini görüntüler, yeni not ekler.
3. Monday'den Supsis Otomasyonlarına Olay Akışı: Monday'de item oluşturma, kolon/status değişikliği, silme veya update ekleme gibi olaylar Supsis otomasyonlarını tetikler.

1.b – İki Katmanlı Çalışma Mimarisi

Monday entegrasyonu iki katmanlı bir yapıya sahiptir. Kurulum sırasında bu ayrımın bilinmesi doğru yapılandırma için kritik önem taşır:

1.c – Monday CRM ve Supsis Terimler Sözlüğü

Entegrasyon arayüzlerinde ve dokümantasyonda geçen temel kavramlar aşağıdaki tabloda açıklanmıştır:

2- Kurulum ve API Token ile Bağlantı

2.a – Ön Koşullar ve Gerekli Bilgiler

Monday CRM entegrasyonunu başlatmadan önce aşağıdaki hazırlıkların tamamlanmış olması gerekir:

1. Monday CRM Panolarının Hazır Olması: Monday hesabınızda Kişi (Contacts), Müşteri Adayı (Leads) ve Satış Fırsatı (Deals) için kullanacağınız board'ların oluşturulmuş olması gerekir.
   • Kişi ve Lead board'larında türü Phone olan birer telefon kolonu bulunmalıdır.
   • İsteğe bağlı olarak Email (E-posta) ve People (Sorumlu) kolonları eklenmelidir.
   • Kişi + Deal modu kullanılacaksa Deal board'unda türü Connect Boards / Board Relation olan ve Kişiler board'unu hedefleyen bir bağlantı kolonu bulunmalıdır.
2. Kişisel API Token: Monday hesabınıza güvenli erişim sağlayan API anahtarıdır.

2.b – Monday API Token Alma Adımları

Monday bağlantısı OAuth penceresiyle değil, kişisel API token ile kurulur. Token; hesabınızdaki kullanıcı, hesap, board, kolon, item ve webhook'ların Supsis tarafından yönetilmesini sağlar:

1. Monday.com hesabınıza giriş yapın.
2. Profil resminize tıklayın ve Geliştiriciler (Developers) bölümüne gidin (veya doğrudan Monday Developers sayfasını açın).
3. Monday hesap yöneticisi iseniz: Administration > Connections > Personal API token adımlarını izleyebilirsiniz.
4. Geliştirici bölümünden Developer > API Token alanında yer alan kişisel anahtarınızı kopyalayın.

2.c – Supsis'te Monday CRM Kanalı Ekleme

API Token hazırlandıktan sonra Supsis panelinde kanal açma işlemi gerçekleştirilir:

1. Supsis yönetim panelinde sol menüden Entegrasyonlar > CRM sekmesine gidin.
2. Monday CRM kartını bulun ve Kanal Ekle butonuna tıklayın.
3. Açılan modal penceresinde:
   • Kanal Adı: İsteğe bağlıdır; boş bırakılırsa varsayılan olarak "Monday" atanır.
   • API Token: Monday'den kopyaladığınız kişisel token'ı bu alana yapıştırın.
4. Bağlan butonuna basarak bağlantıyı tamamlayın.

2.d – Canlı Doğrulama ve Güvenlik

Kanal oluşturulurken Supsis, girilen token ile Monday API'sine anlık bir sorgu göndererek bağlı hesap ve kullanıcı bilgilerini doğrular:

• Başarılı Durum: Bağlantı kurulur ve kart üzerinde yeşil "Kurulum OK" rozeti görüntülenir.
• Hatalı/Geçersiz Durum: Token geçersiz veya yetkisiz ise kanal oluşturulmaz; Monday'in döndürdüğü hata mesajı ekrana yansıtılır. Eğer sonradan yetki iptal edilirse kartta sarı "Yeniden bağlantı gerekli" uyarısı çıkar.
• Güvenlik: API token hiçbir log dosyasına açık yazılmaz; veritabanında şifrelenir ve panelde maskeli parola alanı olarak muhafaza edilir.

3- Kanal Detay Sekmeleri

Monday kanalının yapılandırılması kanal detay sayfasında yer alan 5 sekme üzerinden gerçekleştirilir:

3.a – Detay Sekmesi

Bu sekmede kanalın genel durum bilgileri yer alır:

• Kanal Adı: Kanal için verilen adı güncelleyebilirsiniz.
• Bağlı Hesap: Token ile ilişkilendirilmiş Monday organizasyon/hesap adı salt okunur gösterilir.
• Bağlı Kullanıcı: Token'ın ait olduğu kullanıcının adı ve e-posta adresi gösterilir.
• API Token: Maskeli olarak korunur. Token yenilenmek istendiğinde yeni token bu alana yapıştırılıp Güncelle butonuna basılır. Değiştirilmeyecekse boş bırakılmalıdır.

3.b – Board Eşlemesi Sekmesi

Monday'de Kişi, Lead ve Deal kavramları sabit tablolar değil, birer board'dur. Bu ekranda Supsis'e Monday panolarınızın CRM karşılıkları öğretilir. Bir board seçildiğinde o board'un grupları ve kolonları dinamik olarak Monday'den çekilir.

Eşleme formunda yer alan alanlar:

1. Kişiler Board'u:
   • Kişiler Board'u: Kişi kayıtlarının tutulduğu Monday board'u.
   • Grup (İsteğe Bağlı): Yeni item'ın ekleneceği board grubu.
   • Telefon Kolonu (Zorunlu): Türü Phone olan kolonlardan seçilir (mükerrer kontrolü burada yapılır).
   • E-posta Kolonu: Türü Email olan kolonlardan seçilir.
   • Sahip Kolonu: Türü People olan kolonlardan seçilir.
2. Lead Board'u:
   • Lead Board'u: Müşteri adaylarının tutulduğu Monday board'u.
   • Grup (İsteğe Bağlı): Yeni lead'in ekleneceği grup.
   • Telefon Kolonu (Zorunlu): Türü Phone olan kolon.
3. Deal Board'u:
   • Deal Board'u: Satış fırsatlarının tutulduğu Monday board'u.
   • Grup (İsteğe Bağlı): Yeni anlaşmanın ekleneceği grup.
   • Kişi Bağlantı Kolonu: Türü Connect Boards veya Board Relation olan kolon. Deal kaydını ilgili kişi item'ına otomatik bağlar.

3.c – Kullanıcı Eşlemesi Sekmesi

Supsis kullanıcıları ile Monday kullanıcılarını e-posta adreslerine göre otomatik olarak karşılaştırır. E-postalar büyük/küçük harf duyarsız eşleştirilir:

• Eşleşen satırlarda Monday kullanıcısının adı, e-postası ve eşleme türü ("Email") listelenir.
• Eşleşme yoksa Monday sütununda "-" işareti gösterilir.
• Salt Okunur Kontrol Tablosudur: Bu sekme manuel düzenleme yapılan bir form değildir; temsilci sahipliklerinin Monday tarafında kimlere karşılık geldiğini denetlemek için kullanılır.

3.d – Webhook'lar Sekmesi

Monday tarafında bir olay gerçekleştiğinde (yeni kayıt, durum değişikliği vb.) Supsis'e anlık tetikleyici gönderilmesini sağlayan aboneliklerdir. Webhook kurulumu Supsis panelinden doğrudan yapılır; Monday tarafına manuel URL kopyalamanıza gerek yoktur.

Panelden seçilebilen 7 temel Monday event tipi:

1. create_item: Yeni item oluşturulması
2. change_column_value: Herhangi bir kolon değerinin değişmesi
3. change_status_column_value: Status (durum) kolonunun değişmesi
4. change_specific_column_value: Belirli bir kolonun değişmesi
5. change_name: Item adının değişmesi
6. item_deleted: Item silinmesi
7. create_update: Item'a yeni bir update/not eklenmesi

3.e – Görünürlük Sekmesi

Monday CRM kanalının hangi departmanlar veya temsilciler tarafından görüntülenebileceğini ve yönetilebileceğini sınırlandırmak için kullanılır.

4- Kaynak Kanallardan CRM Aktarımı (CRM Forward)

Monday bağlantısı ve Board Eşlemesi tamamlandıktan sonra, mesajlaşma kanallarınızdaki (WhatsApp, WebChat, Telegram vb.) yeni müşterilerin Monday'e nasıl aktarılacağı yapılandırılır:

1. Sol menüden aktarım yapılacak kanala gidin (Örn: Ayarlar > Kanallar > WhatsApp).
2. Kanal detayında CRM Forward alanına girip Monday sekmesini açın.
3. Yeni kişileri Monday'e aktar anahtarını etkinleştirin.

4.a – Aktarım Modları

İhtiyacınıza uygun aktarım modunu seçebilirsiniz:

• Kişi (Contact): Yeni Supsis müşterisini eşlenen Kişiler board'unda bir item olarak oluşturur.
• Lead (Müşteri Adayı): Yeni Supsis müşterisini eşlenen Lead board'unda bir item olarak oluşturur.
• Kişi + Deal: Önce Kişiler board'unda kişi kaydı oluşturur, ardından Deal board'unda satış anlaşması kaydı açar. Eğer bağlantı kolonu tanımlıysa deal'i otomatik olarak ilgili kişiye bağlar.

4.b – Telefon Formatı Seçimi

Monday panolarınızdaki telefon kolonlarının kayıt formatına uygun standardı belirleyebilirsiniz:

4.c – Varsayılan Sahip (Owner)

Monday kullanıcı listenizden bir temsilci seçebilirsiniz. Board eşlemesinde People türündeki Sahip kolonu tanımlanmışsa, yeni oluşturulan kişi veya lead item'ı doğrudan bu kullanıcıya atanır.

4.d – Alan Eşlemesi (Field Mapping)

Seçilen aktarım moduna göre Kişi, Lead ve Deal panoları için ek kolon değerleri eşlenebilir:

• Status, renk ve dropdown kolonlarında Monday'deki mevcut etiketler açılır listeden seçilir.
• Metin ve bilgi kolonlarında sabit metinler veya Supsis şablon değişkenleri (Örn: {{contact.phone}}, {{contact.name}}) kullanılabilir.
• Yapılandırma tamamlandıktan sonra Güncelle butonuyla kaydedilir.

4.e – Mükerrer Kayıt Önleme (Dedup) Mantığı

Supsis, Monday'de yeni bir kayıt oluşturmadan önce telefon numarası üzerinden titiz bir arama yapar:

5- Sohbet Ekranında Monday Bilgileri Widget'ı

Sitede aktif bir Monday kanalı olduğunda, canlı destek temsilcilerinin sohbet ekranında sağ tarafta yer alan müşteri bilgi paneline Monday Bilgileri sekmesi eklenir:

5.a – Kayıtları Görüntüleme

Temsilci sohbetten ayrılmadan müşterinin Monday verilerini inceler:

• Kişiler: Önce müşterinin Supsis'teki Monday kişi ID'si ile, yoksa telefon numarasıyla Kişiler board'unda aranarak listelenir.
• Lead'ler: Önce lead ID'si ile, yoksa telefonla Lead board'unda aranır.
• Deal'ler: Kişinin Supsis'e kaydedilmiş deal ID'si varsa gösterilir (deal board'unda telefonla doğrudan arama yapılmaz).

5.b – Item Detay Penceresi ve Not (Update) Ekleme

Listeden bir kayıt adına tıklandığında detay modalı açılır:

• Monday'deki tüm kolon değerleri, durumları ve sorumlu bilgileri listelenir.
• Güncellemeler (Updates) Bölümü: Monday'in zaman çizelgesi geçmişini, ekleyen kullanıcıyı ve tarihleri gösterir.
• Yeni Not Ekleme: Temsilci modal altındaki metin alanına not yazıp tek tıkla doğrudan Monday item'ına yeni bir güncelleme (update) olarak gönderebilir.

6- Monday Webhook'ları ve Otomasyon Tetikleyicileri

6.a – Webhook Kurulumu

Monday kanal detayındaki Webhook'lar sekmesinden ilgili board ve dinlenecek olay seçilerek oluşturulur:

1. Board Eşlemesi tamamlanmış Kişi, Lead veya Deal board'larından birini seçin.
2. Dinlenecek event tipini seçin (create_item, change_status_column_value vb.).
3. Webhook Oluştur butonuna basın.
4. Supsis, Monday'in gönderdiği Challenge doğrulama isteğini otomatik onaylar ve dinleme başlar.

6.b – 10 Hazır Monday Otomasyon Tetikleyicisi

Supsis Otomasyon Motoru'nda tetikleyici olarak kullanılabilen 10 adet Monday olayı şunlardır:

7- Hazır Otomasyon Aksiyon Blokları

Supsis Otomasyon Tasarımcısı'nda Monday Actions grubu altında 4 adet hazır aksiyon bloğu yer alır:

7.a – Blokların İşlevleri ve Kullanımı

Her blok Başarılı ve Hata olmak üzere iki çıkışa sahiptir. Örneğin Find Item By Phone bloğunda telefon 8 haneden kısaysa akış otomatik olarak hata çıkışından ilerler.

8- İleri Seviye JavaScript SDK Kullanımı

Otomasyon ve Chatbot akışlarındaki JavaScript bloklarında supsis.monday nesnesi üzerinden gelişmiş işlemler yapılabilir:

// Telefonla Kişi Arama Örneği
const phone = context.contact.phone;
const contact = await supsis.monday.findContactByPhone(phone);

if (contact) {
    // Mevcut item'a not ekle
    await supsis.monday.createUpdate(contact.id, "Müşteri chatbot üzerinden tekrar iletişime geçti.");
} else {
    // Yeni item oluştur
    await supsis.monday.createItem("123456789", "group_leads", context.contact.name, {
        phone: { phone: phone, countryShortName: "TR" }
    });
}

8.a – SDK Metot Referansı

9- Nerede Bulunur?

Entegrasyon bileşenlerine panel içindeki erişim yolları ve URL adresleri:

10- Kullanım Adımları ve Senaryoları

10.a – Adım Adım Kurulum Akışı

1. Board'ları Hazırlayın: Monday hesabınızda Kişi, Lead ve Deal panolarını; Phone, Email ve Connect Boards kolonlarını açın.
2. Token'ı Alın: Monday profilinizden veya Administration alanından kişisel API token'ınızı kopyalayın.
3. Kanalı Açın: Supsis'te Entegrasyonlar > CRM > Monday CRM kartından Kanal Ekle diyerek token'ı kaydedin.
4. Board Eşlemesini Yapın: Kanal detayında Kişiler, Lead ve Deal board'ları ile ilgili telefon ve bağlantı kolonlarını seçip kaydedin.
5. Kullanıcı Eşlemesini Denetleyin: Kullanıcı Eşlemesi sekmesinde temsilcilerin e-posta eşleşmelerini kontrol edin.
6. Webhook'ları Kurun: Monday'den Supsis'e olay akışı için gereken webhook'ları oluşturun.
7. Kaynak Kanalı Yapılandırın: WhatsApp veya WebChat kanalında CRM Forward > Monday sekmesini açıp aktarımı etkinleştirin, mod ve alan eşlemelerini kaydedin.
8. Test Edin: Kaynak kanaldan yeni bir numarayla mesaj atıp Monday'de kaydın açıldığını ve sohbet widget'ına yansıdığını doğrulayın.

10.b – Örnek Kullanım Senaryoları

• WhatsApp Lead'ini Satış Hattına Alma: WhatsApp'tan ilk kez yazan potansiyel müşteri Monday Lead board'unda otomatik oluşturulur; kaynak ve ürün etiketleri Supsis şablonlarıyla doldurulur.
• Kişi + Fırsat Açma: Satış WhatsApp hattından gelen müşteri için Contacts board'unda kişi, Deals board'unda fırsat kaydı eşzamanlı açılır ve birbirine bağlanır.
• Mükerrer Önleme: Aynı telefonla tekrar yazan müşteri için yeni kart açılmaz; mevcut kayıt sohbet ekranına getirilir.
• Temsilciye Otomatik Atama: Kaynak kanal ayarında seçilen sorumlu Monday personeli yeni item'ın People kolonuna atanır.
• Sohbet Sırasında Not Düşme: Temsilci müşteriyle canlı yazışırken Monday widget'ından müşterinin anlaşmasını açar ve "Fiyat teklifi iletildi" notunu düşer.
• Deal Aşaması Değiştiğinde WhatsApp Bildirimi: Monday'de anlaşma aşaması "Sözleşme Gönderildi" olduğunda webhook ile tetiklenen Supsis otomasyonu müşteriye bilgilendirme WhatsApp mesajı atar.

10.c – Müşteri Faydası

• Çift Taraflı Zaman Tasarrufu: İki sistem arasında kopyala-yapıştır yapma zorunluluğu biter.
• Sıfır Lead Kaybı: Mesaj atan her potansiyel müşteri anında CRM satış hattına düşer.
• Esnek Yapı: Monday'in her hesaba özel board ve kolon yapısı tam desteklendiği için müşterinin mevcut CRM düzenini değiştirmesi gerekmez.
• Zengin İletişim: Temsilciler geçmiş CRM notlarını ve aşamalarını görerek çok daha bilinçli destek sunar.

11- Sorun Giderme ve Kritik Kontrol Notları